Correcta gestión del inventario

¿Por qué importante?

Tener el stock de mercaderías (ya sean productos listos para la venta o de materias primas e insumos, en el caso de las industrias) es imprescindible para el éxito de toda empresa.

Por un lado, permite planificar las compras o reposiciones para evitar el temido “quiebre de stock” con la consecuente pérdida de ventas. Por otra parte, conocer de forma actualizada la cantidad de cada item, su fecha de compra y vencimiento (dependiendo del rubro y del producto) o incluso su ubicación dentro de las sucursales o depósitos de mayores dimensiones, asegura que el movimiento de esos productos (ya sea para la venta o para traslado a otra ubicación física) se hará de la forma más eficiente y en el menor tiempo posible, ahorrando costes a la empresa.

¿Cómo controlar el stock?

Primeramente se debe llevar un registro detallado de cada producto y sus movimientos, ya sean de entrada o salida. Existen diversas herramientas que se pueden utilizar para ello: desde simples planillas electrónicas o un software especializado. La ventaja de utilizar un software especializado para el control del stock es que se automatizan tareas y se reduce la probabilidad de errores.

Otro punto importante es la ubicación física: es recomendable crear sectores y dentro de estos sectores agrupar los mismos productos en la misma ubicación siempre que sea posible. En cuanto a los sectores, es posible por ejemplo destinar un área para “picking” o separación (normalmente el propio salón del negocio o showroom) de tal forma a contar con los productos de mayor rotación al alcance de la mano. Dependiendo de la envergadura del negocio puede ser necesario contar con depósitos adicionales, como un sector de recepción de mercaderías o uno para entrega vía reparto o delivery, el cual también puede tratarse como el depósito principal.

Al movimiento entre depósito se denomina Transferencias, y también debe llevarse un registro de ello para identificar rápidamente dónde se encuentran los productos y para lograr eso es mucho más sencillo mediante un sistema de gestión de stock.

Ventajas de una correcta gestión del inventario

Tener visualización de lo que tenemos en stock, la rotación de los productos, el tiempo que transcurre desde que un producto entra a nuestro depósito hasta que sale del mismo nos permite tomar decisiones y planificar las siguientes compras. Como es una actividad muy dinámica se recomienda estandarizar los procedimientos y con ello obtener mayores beneficios.

Entre las ventajas podemos citar:

Son diversos los puntos a considerar en una solución de control de stock, dependiendo del rubro del negocio y del tipo de productos.

Partiendo de lo general que todo sistema de control de stock debe considerar, podemos partir de las siguientes preguntas:

• Es flexible para la creación de sucursales y depósitos ilimitados?
• Codificación de productos: Permite crear códigos propios? Puedo asociar códigos alternativos? (códigos de referencia, código del fabricante, código de barras, etc.)
• Es auditable cada movimiento del stock? Carga, modificación, eliminación?
• Permite la impresión de etiquetas de identificación?

Mínimamente se deben considerar los siguientes tipos de movimientos: Entradas, salidas, transferencias, compras, ventas, transformaciones, desarmes, remisiones. Cada uno de estos movimientos se deberían poder clasificar de acuerdo al origen / motivo del movimiento, asociando un número interno o número de documento pre impreso.

Soluciones verticales:

Existen ciertos rubros de negocios que requieren un control de stock más específico. Por citar sólo algunos ejemplos:

• Celulares y electrónica de consumo: Por cuestiones de garantía y seguimiento, se recomienda que la solución contemple el control por IMEI o número de serie.
• Productos farmacéuticos y alimentos: Es necesario llevar el control por Número de Lote y Fecha de Vencimiento.
• Distribuidoras: Se debe considerar el tamaño de los depósitos donde es necesario ubicar físicamente cada sector, estante y fila de los productos almacenados.
• Industrias: Requieren grandes cantidades de materia prima e insumos, por lo que se debe considerar un WMS (Sistema Gestión Avanzada del Stock), con la ubicación física, la reposición de forma automática o semi automática, y la expedición de productos en grandes cantidades.

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